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Que peut mettre votre employeur dans un règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est un document qui précise diverses obligations. Il fixe des règles et ce dans divers domaines. 

Sommaire : 

I) La mise en place du règlement intérieur
A) Rôle du règlement intérieur
B) Seuil de mise en place
1) Dans les entreprises de 20 salariés et plus
2) Dans les entreprises de moins de 20 salariés

II) Contenu du règlement intérieur
A) Négociation du règlement intérieur
B) Contenu du règlement intérieur
1) L’hygiène et la sécurité 
2) La discipline 
3) Les droits de la défense des salariés
4) Le harcèlement sexuel et le harcèlement moral 
5) Le principe de neutralité

III) Le principe de proportionnalité

IV) La modification du règlement intérieur

V) Non-respect des règles relatives au règlement intérieur

I) La mise en place du règlement intérieur

A) Rôle du règlement intérieur

Le règlement intérieur fixe des règles en matière d'hygiène, de sécurité ou de sanctions et dont le salarié et l'employeur doivent respecter à l'intérieur de l'entreprise.

B) Seuil de mise en place

La mise en place d’un règlement intérieur dépend du nombre de salariés présents dans l’entreprise. Il y’a deux cas d’espèce dans lequel on peut se trouver.

1) Dans les entreprises de 20 salariés et plus

Dès que l’entreprise compte 20 salariés et plus durant 6 mois, la mise en place d’un règlement intérieur est obligatoire.

On peut toujours possible le mettre en place dans les entreprises ou les établissements qui ne dépassent pas ce seuil, mais ici c’est facultatif. L'absence de règlement intérieur dans une entreprise ou où sa mise en place est obligatoire est passible de l'amende prévue pour les contraventions de 4ème classe.

Les effectifs de l’entreprise sont calculés au regard des critères posés par l'article L. 1111-2 du Code du travail. On prend ainsi en compte :

En revanche, il y’a une situation ou les salariés en CDD ou ceux titulaires d'un contrat de travail temporaire ne seront pas pris en compte dans le calcul de l’effectif : dès qu'ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu.

Si l’entreprise comprend plusieurs établissements où sont employés habituellement au moins 20 salariés, un règlement intérieur unique pourra être mis en place pour tous ces établissements. Pour cela, les établissements ne doivent pas avoir de particularités, par exemple en matière d’emploi ou de santé et sécurité qui exigerait la rédaction d’un règlement propre à l’un ou plusieurs d’entre eux.

2) Dans les entreprises de moins de 20 salariés

Dans une telle situation, le Code du travail n’oblige pas à mettre en place un règlement intérieur, mais rien ne l’empêche non plus.

Il suffira de respecter les règles légales portant sur son élaboration et à sa mise en place.
Pour les entreprises de moins de 20 salariés, une note de service peut aussi fixer ce type de règles.

II) Contenu du règlement intérieur

A) Négociation du règlement intérieur

Le règlement intérieur est rédigé de manière spéciale. En effet, ce n'est pas une convention collective ou un accord collectif, il n’est pas non plus conclu entre le salarié et l’employeur.

C’est un acte rédigé par l’employeur seul. Il doit malgré tout recueillir l'avis des représentants du personnel, mais ce n’est qu’un avis qu’il n’est pas obligé de suivre. Ce texte devra être appliqué par les salariés de l'établissement, embauchés avant ou après son entrée en vigueur. Au moment de mettre en œuvre le règlement, le contenu doit respecter les dispositions prévues par le Code du travail.

Il se fait en diverses étapes :

  • L’écriture, avec possiblement des dispositions spéciales pour une catégorie de personnel ou une division de l’entreprise,
  • Le projet sera par la suite soumis au comité d’entreprise (ou s’il n’y en a pas, aux délégués du personnel) et, pour les matières relevant de sa compétence, au CHSCT. Le CSE sera en charge de cela suite à sa mise en place.
  • Le règlement intérieur devra par la suite être soumis au contrôle de l’inspecteur du travail,
  • Il sera déposé au secrétariat-greffe des prud’hommes.
  • Il fait ensuite l’objet des mesures de publicité

B) Contenu du règlement intérieur

Dans le domaine de la discipline, il contient certaines clauses qui ne peuvent avoir un caractère discriminatoire ou porter atteinte aux libertés. L’inspecteur du travail intervient lorsque le contenu s’avère illégal.

Le Code du travail précisait déjà qu’un règlement intérieur ne peut contenir des dispositions restreignant les droits des personnes ainsi que les libertés individuelles et collectives sans être justifiées par la nature de la tâche à accomplir ni être proportionnées au but recherché (article L.1321-3).

Il fixe donc des règles dans divers domaines.

1) L’hygiène et la sécurité 

On vise ici l’hygiène et la sécurité ainsi que toutes les mesures de prévention des accidents du travail et maladies professionnelles. Tout cela conduit à ce qu’il pèse sur les salariés une obligation de se conformer aux visites médicales et aux visites d’information et de prévention prévues par la réglementation.

Vous pouvez prendre, dans le règlement intérieur, toute mesure ayant un lien direct avec l’hygiène au sein de l’entreprise.

Il y’a plusieurs règles possibles :

  • L’interdiction de prendre ses repas sur le lieu de travail,
  • L’interdiction de fumer et de vapoter sur le lieu de travail,
  • L’introduction, de distribution et de consommation des boissons alcoolisées,
  • Les conditions dans lesquelles sont nettoyés les bureaux, armoires et vestiaires.

En matière de sécurité, on insère dans le règlement intérieur des dispositions au regard de la nature des risques existants.

Ces mesures visent notamment :

  • Les conditions d’utilisation des équipements de travail, des substances, des préparations dangereuses,
  • Les consignes pour la circulation, les transports, le port des équipements de protection individuelle,
  • Les conditions dans lesquelles tout salarié doit  informer d’un accident du travail dont il est victime ou témoin.

2) La discipline 

Le règlement intérieur fixe toutes les mesures nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Pour qu’une mesure ait un caractère disciplinaire, cette mesure doit être une obligation, une interdiction ou une limitation de faire :

  • L’obéissance aux ordres hiérarchiques,
  • Le respect des horaires et pauses,
  • L’obligation de prévenir en cas d’absence ou de retard.

Il y’a aussi des règles à propos de la nature et l’échelle des sanctions. On prévoit ainsi toutes les sanctions qu’un employeur puisse prendre selon la gravité de la faute commise par le salarié.

Les sanctions sont diverses :

  • Blâme,
  • Avertissement,
  • Mise à pied disciplinaire (la durée maximale doit être fixée dans le règlement intérieur),
  • Mutation disciplinaire,
  • Rétrogradation,
  • Licenciement disciplinaire.

Il est interdit de lister les fautes possibles en leur attribuant par avance une sanction déterminée.

3) Les droits de la défense des salariés 

Le règlement intérieur doit impérativement prévoir les règles relatives à la mise en place des sanctions disciplinaires :

  • La procédure disciplinaire légale (convocation à un entretien préalable, notification motivée de la sanction, etc.),
  • La procédure disciplinaire issue de la convention collective.

Le règlement intérieur doit rappeler qu’aucun fait fautif ne peut donner lieu à des poursuites au-delà d’un délai de 2 mois à partir du jour où vous en avez eu connaissance.

4) Le harcèlement sexuel et le harcèlement moral 

Il faut insérer dans le règlement intérieur les dispositions du Code du travail sur le harcèlement sexuel et le harcèlement moral.

Le règlement doit stipuler qu’un salarié qui aurait subi ou refusé de subir des agissements de harcèlement, qui en aurait été témoin ou qui aurait révélé ces faits, ne peut pas être sanctionné.

Le règlement intérieur devra également indiquer l’interdiction de tout agissement sexiste depuis la loi du 22 Août 2016.

5) Le principe de neutralité

On ainsi peut restreindre la manifestation des convictions des salariés (politique, religieuse, philosophique).

III) Le principe de proportionnalité

Par conséquent, le règlement intérieur fixe toutes les mesures d'application de la réglementation en matière de santé et de sécurité.

Il pose aussi les conditions dans lesquelles les salariés peuvent être appelés à participer, sur demande de l'employeur, au rétablissement de conditions de travail protégeant de la santé et de la sécurité des salariés, dès qu’elles sont compromises ou paraissent l’être.

On y met en place aussi les règles sur la discipline : la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur (blâme, avertissements, mise à pied), les horaires minimums à respecter, l’interdiction d'emporter du matériel de l'entreprise pour son propre compte etc.

Il y’a aussi les dispositions sur les garanties de procédure prévues pour le salarié si l'employeur envisage une sanction disciplinaire.

Bien évidemment, toutes les stipulations portant sur les droits de la défense des salariés, aux harcèlements moral et sexuel et aux agissements sexistes.

Il faut aussi savoir que, sur le lieu de travail, aucune boisson alcoolisée autre que le vin, la bière, le cidre et le poiré n’est autorisée. Mais, lorsque la consommation de ces boissons est susceptible de porter atteinte à la sécurité et la santé physique et mentale des travailleurs, l’employeur, en vertu de l’article L. 4121-1 du code du travail, peut prévoir dans le règlement intérieur ou par note de service les mesures permettant de protéger la santé et la sécurité des travailleurs et de prévenir tout risque d’accident. Il peut ainsi limiter voire interdire de cette consommation, bien évidemment proportionnée au but recherché.

Bien évidemment, toutes ces mesures se doivent de respecter le principe de proportionnalité. Les dispositions qui restreignant les droits des personnes ainsi que les libertés individuelles et collectives doivent être justifiées par la nature de la tâche à accomplir et être proportionnées au but recherché (Code du travail, article L.1321–3).

Il y’a en revanche des clauses interdites. Le contenu du règlement intérieur ne doit pas être contraires aux lois ou règlements existants. Le contenu ne peut restreindre les droits des personnes ou les libertés individuelles et collectives au-delà de ce qui est justifié par la nature du travail à accomplir et proportionné au but recherché. Voici les clauses prohibées :

  • Les clauses qui portent sur le contrat de travail : période d’essai, rémunération, durée du préavis, exercice du droit de grève, l’utilisation du crédit d’heures par les représentants du personnel, les heures supplémentaires ou l’ordre de passage aux douches,
  • Les clauses discriminatoires ou créant des inégalités, qui discriminerait donc les salariés à capacité professionnelle égale (des discriminations fondées sur le sexe, l'âge, une grossesse, un handicap...),
  • Les clauses restrictives de liberté : atteinte à la vie privée. Par exemple, celle qui touchent la liberté du mariage via des clauses de célibat, interdire les conversations personnelles, imposer une tenue de travail alors que l’intérêt de l’entreprise ne le justifie pas, prévoir des fouilles systématiques,
  • Les sanctions pécuniaires : clauses prévoyant une réduction, une suppression de primes suite à un retard ou en cas d’absence,
  • Des clauses contraires à la loi, au règlement ou à la convention collective,

IV) La modification du règlement intérieur

Un employeur peut toujours décider de modifier le contenu (ajouter un retirer une clause). Il devra respecter de nouveau la même procédure : demande aux représentants du personnel, communication à l'inspection du travail, dépôt et affichage.

L’inspecteur du travail peut exiger le retrait ou la modification des clauses du règlement intérieur contraires aux dispositions prévues dans le code du travail.

Les représentants du personnel reçoivent la décision de ce dernier.

V) Non-respect des règles relatives au règlement intérieur

L’employeur peut être condamné d’une contravention de 750 euros dans certains cas :

  • Une absence de règlement intérieur alors que l’entreprise a un effectif de 20 salariés ou plus,
  • Le non-respect des règles de procédure d’élaboration (non-consultation des représentants du personnel, formalités de publicité non respectées, etc.),
  • Le maintien d’une clause déclarée illégale par l’inspecteur du travail.
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