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Congé individuel de formation : quelles démarches effectuer ?

Le congé individuel de formation (CIF) permet au salarié de quitter son entreprise (à temps plein ou à temps partiel) pour effectuer les actions de formation qu'il souhaite. Pour y accéder, il devra néanmoins passer par des étapes incontournables. Celles-ci doivent être réalisées auprès de deux interlocuteurs : l’employeur, et l’organisme financeur.

demander son CIF

I- Démarches à effectuer auprès de son employeur

a) La demande d’autorisation de congé individuel de formation

La demande de CIF doit être faite par écrit, de préférence par LRAR (lettre recommandée avec accusé de réception) ou à défaut par remise contre récépissé. Celle-ci doit préciser :

  • la date de début de la formation
  • son intitulé
  • sa durée
  • les coordonnées de l'organisme responsable 

Si le congé est demandé dans le cadre du passage d'un examen, le certificat d'inscription doit être transmis parallèlement à la demande. Cela concerne, par exemple, le baccalauréat, les BTS, les CAP, les diplômes d'Etat, licence ou masters...

b) Délai de la demande 

La demande d’autorisation doit être effectuée : 

  • 120 jours avant le début de la formation si elle dure au moins 6 mois et s elle s'effectue en une seule fois à temps plein
  • 60 jours avant le début de la formation si sa durée est inférieure à 6 mois, et si elle s'effectue à temps partiel ou sur plusieurs périodes ou si la demande concerne un congé pour passer un examen. 


L'employeur dispose de 30 jours calendaires pour répondre à la demande de congé individuel de formation.  
Ainsi, si vous faite votre demande le 1er janvier, votre employeur a jusqu'au 31 janvier inclus pour vous fournir une réponse. Enfin, la formation demandée n'est pas nécessairement en rapport avec l'activité du salarié ou de l'entreprise.
 

c) Report du congé 

Dans les entreprises de moins de 200 salariés, le report du départ en congé peut être imposé par l'employeur à son salarié dans la limite de 9 mois. En amont, ce report doit être validé par le comité d'entreprise ou les délégués du personnel, s'il estime que le départ en congé de son salarié est préjudiciable à la bonne marche de l'entreprise. Par exemple, si le chef d'atelier d'une usine de 10 personnes demande un départ en congé au moment de l'année ou l'usine tourne à plein régime, son absence risque grandement de mettre en péril l'activité et de perturber la bonne marche de l'entreprise. Dans ce cas, l'employeur est parfaitement en droit de demander le report du congé individuel de formation.

Dans les entreprises de plus de 200 salariés, si les demandes de congé individuels de formation sont trop nombreuses à la même période, l'entreprise peut avoir recours au report pour que le pourcentage de salariés simultanément absents ne dépasse pas 2% de l'effectif total de l'entreprise.
 

Dans une entreprise de 500 personnes, si le départ en congé de 10 personnes est déjà programmé et qu'une personne supplémentaire en fait la demande pour cette même période, l'employeur a la possibilité d'imposer le report de ce congé à une date ultérieure.

Dans les entreprises de moins de 200 salariés, la demande de CIF ne peut être reportée si le nombre d'heures de congé demandées dépasse 2% du nombre total des heures effectuées dans l'année par l'ensemble des salariés.

Prenons l'exemple d'une entreprise de 10 salariés, travaillant chacun 35h à raison de 44 semaines dans l'année. Le nombre total d'heures travaillées dans l'année s'élève à 16800 heures, comme indiqué dans le tableau ci dessous. Si l'on calcule 2% de 15 400, on obtient 308 heures. 

Nombre de salariés Nombre d'heures hebdomadaires travaillées par salarié Nombre de semaines travaillées dans l'année Total des heures travaillées dans l'année
10 35 44 15400

Ainsi, si le cumul des heures de formations déjà prévues est au moins égal à 308 pour une période donnée, l'employeur est en droit de reporter le congé du prochain demandeur. 


d) Refus du congé 

Le refus d'accorder un congé peut être opposé par un employeur à son salarié, s'il ne respecte pas les conditions d'ancienneté ou si les formalités et délais pour effectuer sa demande ne sont pas respectées. En cas de refus, s'il l'estime injustifié, le salarié peut contester la décision en demandant un "recours auprès des délégués du personnel ou devant le conseil des prud'hommes". 

II- Démarches à effectuer auprès de l'organisme financeur

Dans le cadre d'un congé individuel de formation, le salarié a la possibilité de toucher une rémunération, et peut faire prendre en charge ses frais de formation (inscription, hébergement, transport) par un organisme financeur. 

a) A qui s’adresser ?

Pour les entreprises de plus de 10 salariés, le salarié doit s’adresser à l'organisme auprès duquel l’entreprise cotise pour le financement du CIF.

Pour les entreprises de moins de 10 salariés, il doit s’adresser à l’organisme paritaire de la branche dont l’entreprise dépend, ou, à défaut, au fonds de gestion des congés individuels de formation (FONGECIF) de sa région.  

Le salarié doit s’adresser à son employeur pour connaître l’organisme auquel s’adresser.

b) Délai pour effectuer sa demande

La demande de financement doit être réalisée le plus tôt possible. Aucun délai n’est imposé par la loi, mais le délai de réponse des organismes financeurs est de deux mois environ, et les demandes effectuées après le début de la formation sont systématiquement rejetées. A vous de prendre vos dispositions en conséquence !

c) La réponse de l’organisme financeur

Certaines formations n’ouvrent pas de droit à rémunération. L’organisme peut donc dans ce cas refuser la prise en charge financière.

Par ailleurs, l’organisme peut refuser temporairement la demande s’il n’est pas en mesure de répondre à toutes ses demandes. Dans ce cas, le salarié peut renouveler sa demande. Le cas échéant, l’organisme fait parvenir au salarié une notification de refus. S’il souhaite contester ce refus, le salarié peut déposer un « recours gracieux » auprès de l’organisme financeur, dans les deux mois à compter de la date d’envoi de la notification de refus. 


Conclusion 

Tout salarié, sous reserve de remplir les conditions définies par la loi, est en mesure de demander un congé individuel de formation. Il a également la possiblité de toucher une rémunération ou un rembousement de frais pendant l'intégralité de ce congé. Le respect d'un certain nombre d'étapes est néanmoins vital pour pouvoir y accéder. En cas de non respect de ces démarches, notamment en termes de respect des délais, le salarié peut se voir refuser l'accès au CIF, ou l'accès à son un financement. A vous d'anticiper ! 


 

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