L'entretien annuel, véritable outil de gestion

L’entretien annuel : caractéristiques et évolution

J’ai une connaissance de l’entretien annuel en tant que praticien. En effet, l’un de mes premiers travaux au sein du groupe Areva consista en l’analyse des entretiens annuels de l’ensemble des cadres de la société, dans l’objectif d’en faire un objet synthétique. L’idée était de pouvoir appréhender l’entretien annuel dans un état plus global, pour l’entreprise. Aujourd’hui, je pilote la campagne d’animation des entretiens annuels dans ma branche, et travaille notamment sur l’élaboration de la « people review » (outil d’exploitation des entretiens annuels qui consiste pour chaque collaborateur à établir un type de potentiel , en fonction de son âge et de ses performances).

Entretien annuel, évolution dans le temps

L’entretien annuel, généralisé vers le début des années 1990 en France a subit depuis de nombreuses  modifications, années après années, pour se fixer au début des années 2000. Aujourd’hui, cet outil s’est stabilisé, même s’il traverse à nouveau une mutation importante de sa forme, avec la numérisation du processus. Cette adaptation au support numérique est vitale quand l’entreprise devient matricielle (travail en réseau, dispersion à travers le monde des différents services de l’entreprise, réduction de la proximité physique entre les collaborateurs), comme c’est le cas dans de plus en plus d’organisations.

L’entretien annuel s’inscrit dans ce que l’on appelle le « temps du processus » : il s’agit du type d’événement régulier et récurrent par nature. Toutes les organisations, confrontées à la gestion de personnes et à leur dévouement à des tâches précises se doivent de mettre en place un système d’évaluation.  Pour justifier la mise en place de ce type d’entretiens, l’organisation doit être finalisée, c'est-à-dire dédiée à un objectif précis.

L’entreprise s’y est mis tardivement mais, convaincue de son intérêt, a initié dans la foulée la création d’entretien de mi année, pour réviser l’état d’avancement des objectifs.

La vocation première de l’entretien annuel : Faire correspondre les objectifs salariés-entreprise

La vocation principale de l’entretien annuel est de décliner les objectifs du salarié, en lien avec ceux de l’entreprise. En clair, l’entreprise déploie ses objectifs et doit faire en sorte qu’ils soient partagés par tous. L’entretien annuel est une recherche de compromis réalisé avec le salarié, entre ses attentes personnels, ses objectifs et ceux de l’entreprise en terme :

• D’évolution (souhaits de carrière)
• De formation
• De mobilité (facteur d’ajustement de l’emploi : tel collaborateur veut évoluer, rester à son poste, quitter son poste, changer de service, à quel horizon…)

Il s’agit du tryptique incontournable de l’entretien annuel, qui doit être traité et analysé par le salarié et par l’entreprise.

Les nouveaux objectifs de l'entretien annuel

Le besoin de matérialiser cet entretien annuel a deux explications. Le support permet :

• La structuration de la mémoire (traçabilité) : atteinte ou non des objectifs fixés, évolution des résultats…
• L’élargissement à des champs périphériques. Le processus de mise en place de l’entretien annuel étant assez lourd. (coûteux, consommateur de temps), les organisations l’utilisent de plus en plus à des fins qui dépassent la simple évaluation du salarié.

Le raisonnement de l’entreprise est le suivant : puisque je peux être audité sur la notation sociale, questionné par des institutions financières, je dois avoir les moyens de prouver que je suis conforme à un certain nombre d’exigences. Par exemple, il peut m’être demandé si j’ai mis en place une charte des valeurs, et si elle est connue de tous mes collaborateurs. En ajoutant une question du type « connaissez-vous notre charte des valeurs ? » sur la fiche d’évaluation de l’entretien annuel, je suis en mesure de prouver que mes salariés en ont connaissance.

En plus de sa fonction initiale, l’entretien annuel est donc utilisé de plus en plus comme un « élément de conformité » des entreprises. Ceci dit, il convient d’utiliser cette fonction avec parcimonie, pour ne pas risquer de dénaturer sa vocation première. Il y a donc aujourd’hui une propension à l’élargissement des finalités de l’entretien annuel

L’avenir de l’entretien annuel

L’entretien annuel a un avenir certain. Son utilité est indéniable, et il n’y a aucun doute sur le fait qu’il restera un processus ancré dans le fonctionnement des organisations.

Son avenir est étroitement lié à celui de l’évolution actuelle des organisations (en réseau, plus matricielles, plus légères hiérarchiquement.) Les organisations collaboratives et à distance se multiplient partout dans le monde. Plus le besoin d’échange est croissant, plus la flexibilité est importante et plus le besoin d’objectifs révisables en cours d’année s’impose.

L’avenir de l’entretien annuel se trouve probablement dans un accroissement de la part d’initiative du salarié. On peut en effet envisager un entretien annuel déconnecté de l’entreprise, à l’image du passeport formation (sorte d’aide à la constitution du cv, ce document permet aux individus de certifier ses connaissances, compétences et aptitudes professionnelles), comme un élément de réflexion sur la carrière indépendant de l’entreprise.

L’entretien annuel permet de construire des outils de pilotage

Outre l’adaptation du programme de formation et l’utilisation comme élément de conformité, les entretiens annuels dans leur ensemble permettent la construction d’outils de pilotage précieux :

• La définition de plannings de succession : en fonction des informations recueillies lors des entretiens quant aux intentions de mobilité (telle personne souhaite évoluer à tel poste, telle personne envisage de quitter la société, telle personne souhaite changer de service, dans combien de temps…), le service Ressources Humaines est à même de définir un planning de succession. Ce planning décrit avec précision les possibilités et alternatives de remplacement du personnel en fonction des désirs émis par les salariés et de leur potentiel.

• L’élaboration de la « People Review ». Ce support a pour vocation d’exploiter les entretiens. A partir d’une matrice basée sur l’âge et les performances des personnes, on établit un classement des collaborateurs selon leur potentiel. Ce travail permet d’identifier les évolutions possibles et donc de construire l’avenir de l’entreprise.

Conclusion

Plus qu’un simple process de contrôle, l’entretien annuel est donc un outil d’anticipation de l’avenir extrêmement précis pour l’entreprise, en matière de gestion des hommes et des potentiels. Dès lors qu’une entreprise met en place une campagne d’entretiens annuels, elle a donc tout intérêt, pour optimiser ce processus, à construire des outils du pilotage à partir de ces entretiens.

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